Софт и Веб

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта
Главная / БИБЛИОТЕКА / Автоматизация / Документооборот и делопроизводство

Документооборот и делопроизводство

Печать

Бит - это единица информации в кибернетике, в документообороте такой единицей является документ. В  любой организации, где налажена система документооборота, нет места для простых приказов. Обязательно существуют  документы, содержащие решения, поручения и т. д. Системы документооборота  занимаются тем, что хранят документы,  их историю, обеспечивают их перемещение по организации, помогают  отслеживать выполнение работ, для которых документ готовился.  Документ- это  базовый инструмент управления.  Управление организацией осуществляется через документы.

Чаще всего путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Очень часто слышим  фразу «это не система документооборота, а система делопроизводства». Или наоборот. У каждого документа в системе документооборота есть своя  «карточка» наподобие библиотечной. В такой карточке определенный набор полей привязан к типу документа.

Делопроизводство - это термин, используемый  в конторской практике для набора правил работы с документами. Бывают системы документооборота, которые настраиваются  на  правила делопроизводства. Есть системы, которые изначально ставят  своей целью выполнение именно этих правил и содержат более общие функции в достаточной мере, чтобы их назвали системами документооборота...

Основные задачи, в системе документооборота

Системы документооборота нужны, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией. Здесь приведен список часто встречающихся задач.

  • Поддержка качественного накопления.
  • Обеспечение эффективного управления.
  • Прозрачность деятельности  организации.
  • Система  контроля качества, по международным нормам.
  • Контроль деятельности предприятия.
  • Кадровая гибкость.
  • Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.
  • Формализации деятельности  работников.
  • Управление и доступ к информации.
  • Благодаря электронному архиву, упрощение и дешевизна хранения бумажных документов.
  • Сокращение  затрат на управление в целях  экономии бюджета.
  • Оптимизация процессов.
  • Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.
  • Автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Документооборот в России

За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

  1. С документами работают абсолютно асе организации и большое количество частных лиц.
  2. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
  3. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
  4. Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства часто стремятся повысить свою квалификацию.
  5. Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и "десять тысяч одних курьеров" определяли "лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Источник: http://workpaper.ru/

 


Rambler's Top100