Последние публикации
 

Софт и Веб

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта
Главная / БИБЛИОТЕКА
Последние публикации

Программное обеспечение автоматизации процессов и документооборота

Печать

Юрий Шкумат,
Руководитель проектной группы департамента консалтинга
«ИНТАЛЕВ Украина»
Журнал «Capitalist», октябрь 2006

 

1. Зачем нужна автоматизация документооборота

Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и статистика. По некоторым статистическим данным: 

  • на поиски и согласование документов руководитель тратит до 45% рабочего времени;

  • рядовые сотрудники тратят на поиск документов до 30% рабочего времени;

  • 70% документов создаются заново вместо изменения существующих;

  • 6% документов безвозвратно теряются;

  • каждый внутренний документ копируется до 20 раз;

  • стоимость архивного хранения бумажных документов на 80 % выше по сравнению с электронными;

  • общие потери времени, связанные с документооборотом – 8 часов в неделю (20%) на каждого сотрудника.

Очевидно, что в зависимости от многих факторов (страна, время, компания, и т.д.) проценты могут быть разными. Но неопровержимым фактом является то, что проблема существует и ее нельзя игнорировать.

 

2. Терминология

«Документ»

Прежде чем детально обсуждать функции и реализацию отдельных компонентов системы автоматизации документооборота необходимо кратко остановиться на формализации термина «документ» по отношению к рассматриваемым приложениям. Можно выделить несколько аспектов использования термина документ:
  • «Бумажный» документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.
  • Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.
  • Электронный документ – в отличие от образа документа, также представляющий собой файл, внутри содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML).
  • Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как электронные формы Microsoft Exchange или документы 1С. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. К последней группе документов относятся отчеты, порождаемые в результате работы прикладных ИС. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ «живет» только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.

 

 

Правила и принципы юзабилити

Печать

Правило 7±2

Возможности мозга по обработке информации не безграничны, в соответствии с результатами исследования Джорджа Миллера кратковременная память может одновременно содержать от 5 до 9 сущностей. Этот факт часто используется при обосновании необходимости сократить количество элементов в навигационных меню до 7, что вызывает горячие дебаты1, поскольку не совсем ясно, как это правило должно применяться в веб. [Miller’s studies2]

Правило 2-х секунд

Заключается в том, что пользователь не должен ждать любой реакции системы, к примеру, запуска или переключения приложения, более 2-х секунд. Значение 2 секунды выбрано произвольно, но кажется достаточно подходящим. В общем случае, чем меньше ждет пользователь, тем лучше.

Правило 3-х кликов

Пользователь не будет в восторге от использования сайта, если он не может найти необходимую ему информацию за три клика мышкой. Другими словами это правило подчеркивает важность понятной и простой навигации. Во многих случаях важно не столько количество необходимых кликов, сколько общая понятность системы, даже 10 кликов не проблема, если на каждом этапе пользователь четко представляет, где он и куда должен двигаться дальше.

 

9 советов по оформлению текста для веб

Печать
95% пользователей не читают 80% вашего контента, к таким выводам пришли разработчики CWsites1. Статистика как видите не самая хорошая. Как же улучшать восприятие контента, донести его до как можно большего числа пользователей?

1. Разбивайте текст на небольшие параграфы

Чтобы упростить чтение, разбивайте большие блоки текста на параграфы. За компьютером читатель редко концентрируется исключительно на тексте, обычно, параллельно работает IM клиент, открыты блоги, кричат дети. Если текст разбит на параграфы, читателю проще вернуться к нужному месту текста, после того как он отвлекся от экрана.

К тому же, если текст разбит на небольшие параграфы, читателю кажется, что он потратит на него меньше времени чем на тот же текст без разбиения.

2. Используйте подзаголовки

Большинство людей не читают текст полностью а быстро просматривают в поисках нужной информации, информативные подзаголовки очень сильно сэкономят им время. Старайтесь выбрать подзаголовки максимально соответствующие следующему за ними тексту.
 


Страница 1 из 15


Rambler's Top100